a) Participation à des congrès
La personne étudiante à l’externat (3e et 4e année) n’est pas autorisée à être absente pendant des activités académiques ou des stages pour assister à un congrès.
b) Présentation à un congrès
Si une personne étudiante a participé à un projet de recherche qui a été accepté pour présentation orale ou par affiche, et qu’elle est désignée comme présentatrice (c.-à-d. que son nom figure sur le document d’acceptation de la présentation orale ou par affiche par le comité du congrès), quatre absences pour présentation à des congrès pour les 2 années de l’externat pourraient être autorisées selon les modalités ci-bas.
L’absence sera autorisée pour la demi-journée ou la journée de la présentation (tout dépendant du lieu de la présentation). Si la présentation a lieu dans une autre ville, le déplacement sera pris en considération.
La présente politique s’inscrit dans une intention pédagogique visant à prioriser la participation aux activités du programme qui soutiennent directement l’atteinte et la validation des compétences terminales.
Ainsi, aucune absence pour présentation à un congrès ne peut être autorisée lorsqu’elle entraîne une absence à un examen, à un atelier faisant l’objet d’une évaluation continue (p. ex.: ateliers du cours d’IPM) ou à toute activité unique sans possibilité de reprise (p. ex. activités s’inscrivant dans les cours CSS ou CIS), ou lorsqu’elle est jugée susceptible de compromettre la réussite de la personne étudiante. En ce sens, l’absence à des activités de simulation au CAAHC ou aux ECOS formatifs peut être autorisée si le programme est en mesure d’en prévoir la reprise.
Toute absence pour la présentation à un congrès, que ce soit une absence à une activité académique ou une journée de stage, doit être demandée et approuvée au préalable.
Il revient à la personne étudiante de vérifier que la validité de son stage ne serait pas compromise, en durée et en exposition clinique, pour raison de son absence.
Aucune aide financière ne sera offerte par le vice-décanat aux études médicales de 1er cycle aux personnes étudiantes qui souhaitent présenter à un congrès.
Les demandes d’absence pour présentation à des congrès doivent être effectuées par le biais du formulaire électronique dûment complété disponible dans le centre étudiant au minimum 30 jours de calendrier avant le congrès.
Seulement les demandes complètes seront étudiées, tous les documents et informations doivent être acheminés, en 1 seul envoi, 30 jours avant l’absence.
Si la présentation d’une personne étudiante est acceptée par le comité du congrès avec un délai de moins de 30 jours, une demande d’absence pourrait être étudiée seulement dans les 72 h après la réception de l’avis d’acceptation, avec une preuve de la date d’acceptation de la présentation à l’appui.
Lors d’une demande d’absence pour congrès, les renseignements suivants devront être fournis:
- Titre du congrès ;
- Preuve écrite et datée d’acceptation et de présentation du projet de recherche (du congrès lui-même et non du directeur de recherche) ;
- Titre de la présentation ;
- Personne superviseure ou responsable de la recherche ;
- Lieu ;
- Date(s) de l’absence (correspondant à la journée de la présentation) ;
- Stage avec le sigle ou semaine durant lequel l’absence est demandée ;
- Formulaire de demande d’absence complété.
Les demandes seront approuvées par la direction de l’externat du campus d’attache de la personne étudiante. Il est fortement recommandé de ne pas procéder à l’achat de billets d’avion ni au paiement des frais d’inscription à un congrès avant d’avoir reçu l’approbation officielle (via le centre étudiant) de l’autorisation d’absence pour participation au congrès.
La direction pourrait ne pas permettre l’absence aux activités académiques afin de soutenir la personne étudiante dans l’atteinte du niveau de compétence attendu pour l’ensemble des compétences. Concrètement, une personne étudiante rencontrant des difficultés d’ordre académique ou en lien avec professionnalisme pourrait ne pas être autorisée à s’absenter des activités académiques.
La personne responsable locale du stage, le personne responsable universitaire du stage ou la direction de l’externat pourraient exiger de reprendre des journées de stage, en guise de rattrapage, si l’atteinte des objectifs de stages ou des compétences de stage est compromise par l’absence.